Dirección de una reunión. Antes de comenzar una reunión: -Conocer lo asuntos a tratar. -Preparar los temas a debatir. -Elegir un día y lugar adecuado. Aspectos claves de las reuniones.
1. Reúne a quien lo necesita: Hay ocasiones en las que las reuniones se convierten en una excusa para socializar o para opinar sobre todos los aspectos de un negocio. Si quieres una reunión efectiva, asegúrate de convocar solamente a aquellos que realmente tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a tratar.
2. Decide y comunica el objetivo de la reunión con suficiente antelación. Ya sea una reunión programada o de seguimiento, es bueno centrar los temas principales y saber de antemano los puntos a tratar. Haz esto de forma breve y clara. Es muy importante decir implícitamente cuál es el objetivo principal de la reunión, ya sea “elegir nuestro proveedor de contenidos digitales” o “revisar el estado de nuestros”.
3. Permite que los asistentes den información de antemano. Si estamos reuniendo a las personas clave y hemos centrado los temas a tratar, ya no tendrás espectadores pasivos en tu reunión. Da la oportunidad de que los asistentes envíen por e-mail puntos adicionales que deseen tratar relacionados con el tema de la reunión o documentación clave que aporte valor.
4. Mantente enfocado. Con esta preparación, las personas llegarán a la reunión muy mentalizadas y listas para cumplir objetivos. No dudes en reconducir, mantener la reunión en los puntos clave y tomar notas sobre temas que pudieran solucionarse en otro contexto o futuras reuniones. Poco a poco tu equipo irá acostumbrándose a reuniones cortas y efectivas, y sentirá que son herramientas que ayudan a mejorar el trabajo, en lugar de ralentizar.
5. Agradece e informa. Las personas clave han estado presentes. Estaban informadas de los temas a tratar. Han aportado valor a la reunión, quizá incluso por adelantado. Es hora de cerrar la reunión agradeciendo su labor en informar y tomar decisiones y mandar un acta o e-mail en el que se concreten los puntos clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones adquiridos.
Conducta de los participantes.
El trabajo de los gerentes no termina cuando un grupo es capaz de interactuar bien y de ser maduros con las responsabilidades que tienen. Porque si los dejan se pueden volver complacientes se debe de seguir asesorando, guiando de vez en cuando, buscar que se desarrollen más y que busquen el cumplimiento de objetivos más altos claro que esto tiene que ser remunerado de otra forma para que el grupo siga respondiendo. Los impuntuales. Los que se van temprano. Los que mueven la cabeza. Los conversadores. Los susurradores. Los dudosos. Los atacantes.